Datenschutz



Datenschutzerklärung für anwaltliche Mandate:



  1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

    Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

    Rechtsanwälte Heitjans & Partner, Wilhelmstr.35, D-48282 Emsdetten, Deutschland Email: info@kanzlei-heitjans.de; datenschutz@kanzlei-heitjans.de Telefon: +49 (0)2572 – 93220 Fax: +49 (0)2572 – 932222.

    Diese haben Frau
    Raphaela Weise
    und in Vertretung Herrn
    Claus Wissing

    beide c/o WiR Solutions GmbH

    Grüner Weg 80
48268 Greven

    Telefon: 0800/2333333
datenschutz@wir-solutions.de
    zur Datenschutzbeauftragten bzw. zum Datenschutzbeauftragten bestellt.

  2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

    Wenn Sie uns mandatieren, erheben wir folgende Informationen:

    • Anrede, Vorname, Nachname,
    • eine gültige E-Mail-Adresse,
    • Anschrift,
    • Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
    • Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind

    Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

    • um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
    • um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
    • zur Korrespondenz mit Ihnen;
    • zur Rechnungsstellung;
    • zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie;

    Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

    Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

  3. Weitergabe von Daten an Dritte

    Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

    Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

    Das Anwaltsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

  4. Betroffenenrechte

    Sie haben das Recht:
    • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
    • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
    • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
    • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
    • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
    • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
    • gemäß Art. 77 DSGVO sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen:

      Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
      
Postfach 20 04 44

      40102 Düsseldorf
      Tel.: 0211/38424-0

      Fax: 0211/38424-10

      E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de


      Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

  5. Widerspruchsrecht

    Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
    
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@kanzlei-heitjans.de

- Ende anwaltliche Mandate -



Datenschutzerklärung notarielle Mandate



  1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

    Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

    Notar Hubert Heitjans / Notarin Petra Fischer Scherberich und Notar Heijo Huesmann oder deren von der Präsidentin / dem Präsidenten des Landgerichts Münster bestellten Vertreterin / Vertreter.

    Wilhelmstr. 35, D-48282 Emsdetten, Deutschland Email:  info@kanzlei-heitjans.de ; datenschutz@kanzlei-heitjans.de Telefon: +49 (0)2572 - 93220 – Fax: +49 (0)2572 – 932222

    Jeder der vorgenannten Notare ist für seine Amtstätigkeit alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

    Diese haben – jeder/jede für sich - Frau Raphaela Weise 
und in Vertretung Herrn Claus Wissing beide
    c/o WiR Solutions GmbH
Grüner Weg 80
48268 Greven
Telefon: 0800/2333333
datenschutz@wir-solutions.de zur Datenschutzbeauftragten bzw. zum Datenschutzbeauftragten bestellt.

  2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

    Wenn Sie einem / einer von uns einen notariellen Auftrag erteilen, erhebt der Notar regelmäßig von Ihnen die folgenden personenbezogenen Daten, die elektronisch und / oder in Papierakten gespeichert werden:

    • Anrede, Vorname, Nachname
    • Ihre Anschrift
    • Ihre Telefonnummer im Festnetz und / oder im Mobilfunk
    • falls vorhanden Ihre E-Mail-Adresse
    • alle Informationen, die die Notarin / der Notar oder der jeweilige Vertreter jeweils zur Erfüllung des gesetzlich geregelten notariellen Auftrags benötigt; dazu können auch sensible Daten im Sinne von Art. 9 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gehören, z. B. Gesundheitsdaten

    Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

    • um Sie als Klienten identifizieren zu können,
    • um mit Ihnen korrespondieren zu können,
    • um Ihren Auftrag im Rahmen unserer beruflichen und verfahrensrechtlichen Verpflichtungen insbesondere nach der Bundesnotarordnung und nach dem Beurkundungsgesetz angemessen erfüllen zu können,
    • um unsere gesetzlichen Mitteilungs- und Meldepflichten erfüllen zu können,
    • um Sie angemessen vor Gerichten und Behörden vertreten zu können,
    • um mit Ihnen abrechnen zu können,
    • um von Ihnen eventuell geltend gemachte Ansprüche bearbeiten zu können.

    Wir verarbeiten Ihre Daten als Notar / Notarin auf der Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO, weil wir rechtlichen Verpflichtungen unterliegen, und auf der Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e) DS-GVO, weil die notarielle Amtstätigkeit im öffentlichen Interesse liegt. Ihre sensiblen Daten verarbeiten wir zudem auf der Grundlage von Art. 9 Absatz 2 Buchstabe f) und g) DS-GVO, weil Sie ansonsten die von Ihnen gewollten Rechtspositionen auf der Grundlage insbes. der zu errichtenden notariellen Urkunde nicht erfolgreich geltend machen oder Angriffe gegen diese Rechtspositionen nicht erfolgreich abwehren könnten und weil daher die vorsorgende notarielle Tätigkeit aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erfolgt.

  3. Weitergabe von Daten an Dritte

    Im Rahmen unserer notariellen Amtstätigkeit sind wir gesetzlich verpflichtet oder werden von Ihnen beauftragt, Ihre Daten teilweise an Dritte weiter zu geben. Dies sind insbesondere Registergerichte (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister), das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzbehörden, die Notarkammer, der wir angehören, im Rahmen der von ihr ausgeübten Standesaufsicht gem. § 74 Bundesnotarordnung und unsere Dienstaufsichtsbehörden im Sinne von § 92 Bundesnotarordnung im Rahmen der von ihnen ausgeübten Aufsicht. Eine Weitergabe erfolgt außerdem auch an kommunale Behörden, Landesbehörden sowie Finanzämter, wenn dies zur Durchführung eines von Ihnen gewollten Amtsgeschäfts erforderlich ist.

    Des Weiteren geben wir Ihre Daten im notwendigen Umfang an die anderen Verfahrensbeteiligten bzw. deren anwaltlichen Vertreter, an andere beteiligte Notarinnen oder Notare und an Dritte weiter, die an dem von Ihnen gewollten Rechtserfolg mitwirken müssen. Dies sind z. B. Verwalter einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern.

    Stets wahren wir unsere Pflicht zur Verschwiegenheit. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den dargelegten Zwecken findet nicht statt.

    Die Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten bei den genannten Behörden und Stellen entnehmen Sie bitte deren Datenschutzerklärungen.

    Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet regelmäßig nicht statt, es sei denn, ein Verfahrensbeteiligter will oder muss eine von uns gefertigte Urkunde im Drittland gebrauchen und wünscht eine Übermittlung daher ausdrücklich.

  4. Dauer der Aufbewahrung

    Ihre personenbezogenen Daten, die wir benötigen, um unsere Pflicht zur Neutralität während der Bearbeitung Ihres Auftrags und danach zu wahren, speichern wir während der gesamten Dauer unserer jeweiligen notariellen Amtstätigkeit; hierzu sind wir gem. § 28 Bundesnotarordnung in Verbindung mit § 15 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare in NRW verpflichtet.

    Nach § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
    -
    Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
    -
    Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
    -
    Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,
    -
    Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften.

    Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

  5. Ihre Rechte

    Auskunftsrecht. Ihnen steht u.a. ein Recht auf Auskunft darüber zu, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten verarbeiten, welche Kategorien von personenbezogenen Daten über Sie wir verarbeiten, an wen den die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.



    Recht zur Berichtigung von Daten. Sie haben das Recht unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen.



    Löschung. Sie können von uns Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (Art. 17 DSGVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist.

    

Widerspruch gegen die Verarbeitung. Sofern sich die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten auf berechtigte Interessen unsererseits stützt, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung widersprechen. Dazu genügt eine elektronische Nachricht an uns.

    

Beschwerderecht zu Datenschutzaufsicht. Sie haben das Recht sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen:

    Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen

    Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
    Tel.: 0211/38424-0
    
Fax: 0211/38424-10

    E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

    Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.


- Ende notarielle Mandate -